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关于做好2014级新生入学档案接收工作的通知
作者: 来源: 发布时间:2014-10-16 点击数:81

     各院(系):

     新生入学档案是学生个人档案的重要组成部分,是学校审查确认新生入学资格的重要依据,也是关系学校规范办学、加强管理,学生个人发展和今后用人单位选拔考核人才的重要依据。为做好此项工作,通知如下。
一、加强领导,明确责任
 各院(系)要高度重视,加强领导,明确责任,指定专人(辅导员或班主任)负责新生档案工作,并配备1-2名兼职档案员,组织好本单位新生档案资料的收集、保管、移交和归档。凡取得我校正式学籍的普通本专科、专升本学生均应将其档案存放学生处档案室。凡今年经学校同意借读的学生,单独组班的按班级整理并标识,插班的排在班级的后面,随所在班级上交。

 

三、新生入学档案内容
新生入学档案是指学生在升入我校前的档案,如普通本专科生的中学档案、专升本学生升本前的专科档案等。一般包括以下材料:
①高考录取材料(包括“高考考生报名登记表”、“高考考生体检表”、“高考志愿表”等材料,仅部分省外考生有)。
②高中档案(高中毕业生登记表或高中学籍卡)。
其他材料(指团员、党员材料和奖励、处分材料)。
高考电子档案(在核对学生照片、考生号、身份证号等信息无误后,装入本人档案袋)。
录取通知书。
准考证。
⑦新生入学登记表。
注意:以上材料新生报到后均由各院系接收,材料⑦由教务处发至各院(系)。学生高中档案(专科档案)一般看其档案目录即可,如遇特殊情况需打开查阅,请阅后密封,并背书是否缺少材料,查阅人签字。学生处档案室工作人员,院系领导或专职辅导员有权查阅学生档案,其他人不得查阅。
四、档案的接收
1.2014级专升本新生档案(临床、麻醉、口腔、护理)大部分已寄到学生处学生档案室,现已收齐整理完毕。留存于各院(系)的专升本新生档案,于11月15日前以院系为单位到档案室现场整理入档(根据学生空余时间,提前电话预约)。
2.各院(系)在接收学生自带档案时,应认真履行收交登记手续,并妥善保管,确保档案的完整与安全。
3.个别新生档案仍未转递到校的,请各院(系)敦促学生抓紧与原毕业学校联系,11月15日前将本人档案转递到校,或由原毕业学校出具档案丢失证明,并将证明材料放入档案袋中。
五、档案的整理
1.各院(系)每班指定2人(仅限团支部书记、班长担任)负责本班级新生档案的收集整理(学生处择期进行统一培训,时间地点另行通知)
2.辅导员收齐所带班级学生档案后,到学生处学生档案室领取《潍坊医学院学生档案袋》。
3.将档案材料装入《潍坊医学院学生档案袋》时,务必把原档案袋(不予拆开)一并放入,尤其是封面有档案材料目录的档案袋。
4.《潍坊医学院学生档案袋》封面,需按要求填写好各项目:有的项目填“1”;没有的勿填。
六、档案的移交
以院系为单位组织档案移交。以班级为单位,按学生学号由小到大排序编号即档案编号(在档案袋右下角用铅笔标识),并按学号由小到大排列档案,分班级将档案用细绳扎捆,并在每捆档案上附本班级学生名单。清点无误后,由辅导员移交学生处学生档案室,办理交接登记手续。
档案移交时间:10月30日—11月30日。期间,根据各院(系)预约时间先后安排档案移交事宜。各院(系)移交档案时需要提交班级《潍坊医学院2014级新生档案统计表》纸质一式两份(须负责接收新生档案辅导员签字并加盖院系公章,学生处学生档案室和院系各存一份),电子版发送至huangj@wfmc.edu.cn
七、注意事项
1.学生档案的整理归档工作具有严肃性、保密性和纪律性,在档案的初步整理过程中班级辅导员(班主任)必须在场,学生本人不得参与本人档案整理。
2.各院系相关工作人员要本着严肃认真和高度负责的态度,在学生档案整理过程中务必认真检查核对,确保档案材料不错装、漏装,并做好缺档、多档的登记。

附:潍坊医学院2014级新生档案统计表.

附件:潍坊医学院2014级新生档案统计清单.xls
文件类型: .xls 6ce208a0023597f11fed2a5e396e6b50.xls (13.00 KB)
 
联系人:黄老师
联系电话:8462135
办公地点:浮烟山校区学生工作部(处)学生档案室(行政楼256室)
                                   
学生工作部(处)
                         2014年10月16日
 

 

二、新生档案接收范围及要求
凡取得我校正式学籍的普通本专科、专升本学生均应将其档案存放学生处档案室。凡今年经学校同意借读的学生,单独组班的按班级整理并标识,插班的排在班级的后面,随所在班级上交。