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关于做好我校2016届毕业生档案工作的通知
作者: 来源: 发布时间:2016-06-08 点击数:418

 

关于做好我校2016届毕业生档案工作的通知
 
各院(系):
   为做好我校2016届毕业生档案材料的整理、归档和转递工作,具体安排及工作要求通知如下:
一、充分认识毕业生档案工作的重要性
高校学生档案是大学生在校学习期间各种表现真实记载的凭证,是干部人事档案的重要组成部分,关系到学生毕业后的就业、保险、提干、养老、出国等一系列重大问题。各院(系)应本着对学生负责,对学校负责的态度,加强毕业生档案材料的收集、保管、归档及转递等各个环节的管理力度,确保毕业生档案材料及时、规范、完整入档和转递。
二、各院(系)毕业生档案工作要求
(一)毕业生个人档案材料目录
1.高中/专科档案2.高考录取通知书3.准考证4.高等学校招生报考登记表5.高等学校招生考生体检表6.实习鉴定材料7.奖励材料8.处分材料9.高校毕业生登记表10.高校学生学业成绩登记表;11.高校毕业生查体表12.入团材料;13.入党材料14.报到证副本;15.学历证书复印件;16.学位证书复印件;17.入党积极分子材料。
备注:157、12、13项材料都已存于学生处档案室。档案室现已全部整理检查审核完毕。此次只将6、8、9-11、14-17项材料统一归档。
(二)毕业生归档材料内容要求
1.所有归档材料应当为原件,特殊情况存入复印件的,须加盖相关职能部门公章;
2.后续填写材料一律使用黑色中性笔填写,字迹清晰工整;
3.手续必须完备,凡规定由组织审查盖章的,应当加盖公章;
4.归档材料必须注明学生姓名、班级及学号(若无,可在材料左上角以铅笔标注),并以班级为单位按照学号由小到大的顺序排列;
5.档案室对不符合归档要求的学生档案材料,有责任和权力对归档单位提出要求,予以改正后再归档。
(三)毕业生档案整理步骤
1.所有材料按个人档案材料目录顺序整理好后,夹在“9高校毕业生登记表”内;
2.整理成册的材料以班级为单位,按照学号自小到大顺序排列(同名同姓毕业生归档材料要特别注明班级、学号相关信息,以免发生误装、误发。);
3.以班级为单位,填写《潍坊医学院2016届毕业生材料入档统计清单》(附件1),打印纸质材料一式两份,院(系)和学生处档案室各存一份;
4.各院(系)根据大学生就业指导中心发还的毕业生就业方案,结合院系实际情况,据实填写《潍坊医学院2016届毕业生档案转递情况一览表》(附件2);
5.填写“档案转递通知单”和毕业生档案转递机要信封(由学生处档案室统一下发,填写要求见附件9)。(考入我校研究生的学生档案继续留校,无须填写)按附件2填写“档案转递通知单”(未就业学生转递地址按附件6、7、8填写);,以班级为单位按学号从小到大排序汇总后,按规定时间交学生处档案室,盖章后放入毕业生档案转递机要信封;档案转递机要信封填写按下发的模板填写,因各种原因需缓寄档案的用铅笔在机要信封左上角标注:缓寄及原因,填写完毕后以班级为单位按学号从小到大排序,报送学生处档案室。
特别说明:未就业(不含已录取研究生)毕业生,按照上级文件要求其档案需要统一发回生源地,依据相关地市人力资源和社会保障局档案接收要求,必须填写“XX地市生源未就业毕业生(非师范类)档案转递明细单”,具体要求如下:
(1)根据学校毕业生就业方案和院系实际情况,填写“XX地市生源未就业毕业生(非师范类)档案转递明细单”(附件3)。
(2)各院(系)根据“档案转递明细单”打印本院(系)“XX地市生源未就业毕业生档案袋标签”(附件4)后,将标签裁剪统一粘贴于机要信封上。(粘贴在机要信封的接收单位名称和潍坊医学院学生工作部之间的空白处)
6.提供在校期间毕业生党员(预备党员)名单,以班级、学号为单位排序,便于学校对学生入党材料的核实封装。
7.提供本院(系)学生考研调档函,函的左上角注明院系、姓名、班级、学号,以班级为单位按学号从小到大顺序整理报送学生处档案室,以便学校进行学生档案转递信息核对。
三、毕业生档案材料的归档和转递
(一)纸质材料的上交。各院(系)将已整理成册的毕业生个人档案材料以班级为单位按学号由小到大顺序排好后,连同其他纸质材料(附件1,毕业生党员名单,档案转递通知单,机要档案信封,考研调档函),按照“2016届毕业生档案工作日程安排”(附件5)时间统一交学生处档案室。
(二)电子版材料的上交。附件1、毕业生党员名单的电子版材料于报送纸质材料前,务必打包压缩后,注明院系统一发送至xshdangan@wfmc.edu.cn邮箱。
(三)归档。各院(系)兼职档案员自6月29日起按照毕业生档案工作日程安排,到学生处档案室办理移交登记手续,并到指定地点按照档案室工作人员要求,做好档案材料的整理、归档工作。
(四)转递。我校毕业生档案届时将依照省厅最新精神指定的转递渠道转递。档案材料转递时间为毕业生离校后2周内。下列情况暂缓转递:
1.支援西部和在校期间已参军的毕业生。档案暂存学校,待服务期满后再尽快联系学校办理档案转递手续。
2.特殊情况毕业生。因欠缴学费、毕业考试不及格、补考、助学贷款手续未办理完等情况,导致毕业离校手续未办理完毕。
3.考取校内研究生的毕业生。档案不需转递,考取校内研究生的档案由档案室直接移交研究生处。
备注:因特殊情况“缓寄档案”同学,其档案材料在毕业离校手续办理完毕后再行转递。
四、档案转递情况查询
届时将依照省厅最新精神转递后及时发布在就业中心网站和“潍坊医学院学生之家”微信平台。
1.登陆学校主页“招生就业”栏,进入“就业指导信息”板块,在“信息服务”栏内找到“2016届毕业生档案转递”查询个人档案转递编号。
2.具体不明事宜可咨询各自院(系)兼职档案员或电话0536-8462287。
3.8月10月,毕业生个人请及时联系档案接收单位,确认档案是否收到。
4.档案发往省内生源地人力资源和社会保障局的毕业生,档案接收机构联系方式见“各市人力资源和社会保障局毕业生档案转递联系电话”(附件6)。
五、工作要求
2.精心组织,周密部署。各院(系)要根据本单位实际,选派政治可靠、作风正派、责任心强的教师担任兼职档案员。认真组织,严格要求,落实责任,6月29日前根据工作日程安排,严格时间节点、分批次做好各项工作。确保毕业生档案材料及时、规范、完整入档,以及准时、准确转递。
3.加强教育,严明纪律。院(系)要严格执行有关档案管理规定,在毕业生档案材料整理、归档过程中,必须严格遵守保密制度,严禁拆卸、涂改、圈划、批注、抽取和撤换档案材料。
     毕业生档案收集、整理、归档与转递标准严、内容杂、时间紧、任务重,请各院(系)务必详细阅读本通知,组织兼职档案员认真学习相关流程和工作要求,确保圆满完成本届毕业生档案工作。
 
                                    学生工作部(处) 
                                      2016.5.30