当前位置:首页  信息服务  档案管理
关于做好2013级新生入学档案接收工作的通知
作者: 来源: 发布时间:2013-10-29 点击数:67

 

 

关于做好2013级新生入学档案接收工作的通知

 

各院(系):

     新生入学档案是学生个人档案的重要组成部分,是学校审查确认新生入学资格的重要依据,也是关系学校规范办学、加强管理,学生个人发展和今后用人单位选拔考核人才的重要依据。为做好此项工作,通知如下。

一、加强领导,明确责任

各院(系)要高度重视,加强领导,明确责任,指定专人(辅导员或班主任)负责新生档案工作,并配备1-2名兼职档案员,组织好本单位新生档案资料的收集、保管、移交和归档。

 

 

二、新生档案接收范围及要求

凡取得我校正式学籍的普通本专科、专升本学生均应将其档案存放学生处档案室。凡今年经学校同意借读的学生,单独组班的按班级整理并标识,插班的排在班级的后面,随所在班级上交。

三、新生入学档案内容

新生入学档案是指学生在升入我校前的档案,如普通本专科生的中学档案、专升本学生升本前的专科档案等。一般包括以下材料:

①高考录取材料(包括“高考考生报名登记表”、“高考考生体检表”、“高考志愿表”等材料,仅部分省外考生有)。

②高中档案(高中毕业生登记表或高中学籍卡)。

其他材料(指团员、党员材料和奖励、处分材料)。

高考电子档案(在核对学生照片、考生号、身份证号等信息无误后,装入本人档案袋)。

录取通知书。

准考证。

⑦新生入学登记表。

注意:以上材料新生报到后均由各院系接收,材料⑦由教务处发至各院(系)。学生高中档案(专科档案)一般看其档案目录即可,如遇特殊情况需打开查阅,请阅后密封,并背书是否缺少材料,查阅人签字。学生处档案室工作人员,院系领导或专职辅导员有权查阅学生档案,其他人不得查阅。

四、档案的接收

1.2013级专升本新生档案(临床、麻醉、口腔、护理)大部分已寄到学生处学生档案室,现已收齐整理完毕。留存于各院()的专升本新生档案,于1115前以院系为单位到档案室现场整理入档(根据学生空余时间,提前电话预约)。

2.各院(系)在接收学生自带档案时,应认真履行收交登记手续,并妥善保管,确保档案的完整与安全。

3.个别新生档案仍未转递到校的,请各院()敦促学生抓紧与原毕业学校联系,1115前将本人档案转递到校,或由原毕业学校出具档案丢失证明,并将证明材料放入档案袋中。

五、档案的整理

1.各院(系)每班指定2人(仅限团支部书记、班长担任)负责本班级新生档案的收集整理(学生处择期进行统一培训,时间地点另行通知)

2.辅导员收齐所带班级学生档案后,到学生处学生档案室领取《潍坊医学院学生档案袋》。

3.将档案材料装入《潍坊医学院学生档案袋》时,务必把原档案袋(不予拆开)一并放入,尤其是封面有档案材料目录的档案袋。

4.《潍坊医学院学生档案袋》封面,需按要求填写好各项目:有的项目填“1;没有的勿填。

六、档案的移交

以院系为单位组织档案移交。以班级为单位,按学生学号由小到大排序编号即档案编号(在档案袋右下角用铅笔标识),并按学号由小到大排列档案,分班级将档案用细绳扎捆,并在每捆档案上附本班级学生名单。清点无误后,由辅导员移交学生处学生档案室,办理交接登记手续。

档案移交时间:10301130。期间,根据各院()预约时间先后安排档案移交事宜。各院(系)移交档案时需要提交班级《潍坊医学院2013级新生档案统计表》纸质一式两份(须负责接收新生档案辅导员签字并加盖院系公章,学生处学生档案室和院系各存一份),电子版发送至huangj@wfmc.edu.cn

七、注意事项

1.学生档案的整理归档工作具有严肃性、保密性和纪律性,在档案的初步整理过程中班级辅导员(班主任)必须在场,学生本人不得参与本人档案整理。

2.各院系相关工作人员要本着严肃认真和高度负责的态度,在学生档案整理过程中务必认真检查核对,确保档案材料不错装、漏装,并做好缺档、多档的登记。

 

附:潍坊医学院2013级新生档案统计表.

 

联系人:

老师

联系电话:8462135

办公地点:浮烟山校区学生工作部(处)学生档案室(教学楼F304室)

                                    

学生工作部(处)

                                      2013年10月24

 

关于做好2013级新生入学档案接收工作的通知 (新).doc
文件类型: .doc bf973efbb5bc36ac685658c01578a847.doc (45.50 KB)

附件:潍坊医学院2013级新生档案统计清单.xls
文件类型: .xls 1b9c382568f1bb0c7a1c62eddca154ec.xls (12.50 KB)