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关于做好2012级新生入学档案接收工作的通知
作者: 来源: 发布时间:2012-11-07 点击数:121

 

 
各院(系):
     新生入学档案是学生个人档案的重要组成部分,是关系学生发展和今后用人单位选拔考核人才、学校规范办学、加强管理的重要依据,也是学校审查确认新生入学资格的重要依据。为加强学生档案管理,根据我校实际,现将有关事宜通知如下:
一、新生档案整理前期工作
1.2012级专升本新生档案(临床、麻醉、口腔、护理)大部分已寄到学生处学生档案室,现已收齐整理完毕,请各辅导员11月30日前到档案室来领取;
2.部分新生档案已由学生本人在报到时交至各院(系),请各院系2012级辅导员做好档案的保管和登记工作;
3.没有带来和寄到的学生档案,请各辅导员敦促学生抓紧与原毕业学校联系,尽快将本人档案转递到我校,邮递地址:山东省潍坊市潍城区宝通西街7166号潍坊医学院学生工作处学生档案室,或寄本单位学生工作办公室。
二、新生档案整理流程
1.辅导员收齐所带班级学生档案后,到学生处学生档案室(浮烟山校区教学楼F区304室)领取《潍坊医学院学生档案袋》。
2.登记学生的基本信息,并做好缺档、多档的登记。新生入学档案是指学生在升入我校前的档案,如普通本专科生的中学档案、专升本学生升本前的专科档案等。一般包括以下材料:
①高考录取材料(指“高考考生报名登记表”、“高考考生体检表”、“高考志愿表”等材料)。
②高中档案(高中毕业生登记表或高中学籍卡)。
注:材料①各院系不准拆开。应保持其密封性和完整性。看其档案目录即可。
其他材料(指团员、党员材料和奖励、处分材料)。若有介绍信和团员证封入同一个信封的情况,请辅导员拆封后取出。入团志愿书放本人档案中。团员证由学生本人保管。学生党员材料由组织部暂保管。  
高考电子档案,在核对学生相关信息(照片、考生号、身份证号等)无误后,装入其本人档案袋中。
录取通知书。
准考证。
②③部分一般由学生自带或邮寄,部分校教务处已打印纸质版并发到各部系年级办主任、辅导员或各班级负责人手里,⑤⑥在学生本人手里。
3.在将档案材料装入《潍坊医学院学生档案袋》时,务必把原档案袋一并放入,尤其是封面有档案材料目录的档案袋。
4.在《潍坊医学院学生档案袋》封面按要求填写好各项目.有的项目填“1”;没有的勿填;①--⑥中无原件但有证明材料的请在“备注”栏中注明;其余各项待学生毕业整理档案时再填。
5.档案整理完毕后,按班级和学号顺序捆扎,清点无误后,由辅导员送交到学工处学生档案室。
三、认真做好新生入学档案接收工作
1、接收范围
取得我校正式学籍的普通本专科学生均应将其档案存放学校学工处档案室。凡今年经学校同意借读的学生,单独组班的按班级整理并标识,插班的排在班级的后面,随所在班级上交。
2、档案的接收
各班级应安排专人(2人)负责新生入学档案的收集整理工作,一般是班级的班长和团支部书记。(定于本月月底前抽学生时间来教学楼F区301室进行培训在接收自带学生本人档案时,应认真履行收交登记手续,确保档案的完整与安全。各班级团支部应于11月30日前将新生入学档案收齐。对由于特殊原因没有入学档案的新生,各院系要及时催交并督促新生个人在11月30日前查找档案下落,或由入学前的学校出具档案丢失的证明和本人的丢失确认材料(由学生本人填写的高中档案缺失表)等,并将这些材料放入档案袋中。
各院(系)分管学生档案人员在接收学生高中档案后,应认真清点核对,及时将由学校教务处招生部门发放的学生高考电子档案装入其个人高考档案袋中,缺少的应积极与学校教务处招生部门联系。对于由于各种原因多余的高考电子档案整理后及时交学校招生部门。
3、档案的移交
以班级为单位,按各班级学生各自的学号依次排序编号即档案编号(在档案袋右下角用铅笔标识)并按学号由小到大排列档案,分专业将档案用细绳扎捆,并在每捆档案上附本专业的学生名单。
4、送交时间、地点
送交时间:2012年12月15日前
具体时间安排:
12月3-5日 基础医学院临床本科
12月6日    基础医学院运动康复、眼视光、康复治疗
12月7日    基础医学院临床专、临床学院专升本
12月10日   管理学院
12月11日   护理学院
12月12日   人文学院、口腔学院、心理学系
12月13日   公共卫生、麻醉学系、检验学系
12月14日   药学院、影像学系、外语学系
送交地点:浮烟山校区学生工作处学生档案室
联系电话:8462135
各院(系)上交档案时需要提交班级的《潍坊医学院2012级新生档案统计表》纸质一式两份(须辅导员老师签字并盖学院公章)学生处学生档案室和各院(系)各存一份;电子版发送至潍医网内邮箱huangj
  四、注意事项
1.各单位要高度重视学生档案的整理归档工作,要明确责任,落实到人,保证学生档案的手交整理工作规范有效。
2.学生档案的整理归档工作具有严肃性、保密性和纪律性,在档案的初步整理过程中班级辅导员必须在场,不宜安排2012级学生整理档案。
3.各工作人要本着严肃认真和高度负责的态度在学生档案整理过程中务必认真检查核对,确保档案材料不错装、漏装。
4.学生档案整理过程中缺档、多档情况要认真做好登记,交档时将登记材料一并送交学生档案室。
附:
附件1:2012级新生档案统计表.xls
文件类型: .xls d34359c9963d55d8bf50cbaf43702646.xls (12.50 KB)
附件2:高中档案缺失登记表.doc
文件类型: .doc 538b0f64c41558aa72cfefbfc29eea66.doc (29.50 KB)
                                   
 
 
                  潍坊医学院学生工作部(处)
                                                                   2012年10月29